Obavijest korisnicima potpore programa Kreativna Europa u kontekstu izbijanja koronavirusa (COVID-19)

11. travnja 2020. godine, Questions and Answers concerning Creative Europe activities in light of the COVID-19 pandemic

Q&A za korisnike potpore programa Kreativna Europa na jednom mjestu okuplja sve dosad utvrđene mogućnosti prilagodbe planiranih aktivnosti i troškova, izazvane izbijanjem koronavirusa COVID-19. Podsjećamo da je obavezni prvi korak kontaktiranje Izvršne agencije EACEA kako biste primili službeni odgovor vezan uz vaš konkretni slučaj. Dokument će se po potrebi ažurirati.

25. ožujka 2020. godine, Izvorna obavijest Izvršne agencije (EACEA)

Obavijest korisnicima potpore / ugovorenim strankama / stručnjacima

U slučaju da širenje koronavirusa COVID-19 sprječava provedbu projekta i ugovora, prvi korak koji korisnici potpore/ugovorene stranke/stručnjaci moraju poduzeti jest obavijestiti Izvršnu agenciju EACEA slanjem E-maila odgovornom projektnom službeniku (svom project officeru) s kojim su inače u kontaktu ili slanjem E-maila na namjensku adresu natječajnog poziva kojim su ostvarili potporu. U tekstu E-maila potrebno je opisati problem i njegov učinak na provedbu projekta.

U svakom slučaju primjenjivat će se navedene mjere fleksibilnosti:

1) Prihvatljivost troškova nastalih u tekućim projektima ili temeljem tekućih ugovora

Ako su pojedinci koji su trebali sudjelovati u aktivnostima mobilnosti, sastancima ili događajima, spriječeni da to provedu, primjerice zbog nedavnog bliskog kontakta s nekim tko je zaražen koronavirusom ili zbog boravka u područjima koja se smatraju visoko rizičnima, Izvršna agencija EACEA može smatrati prihvatljivima* troškove putovanja ili smještaja koje nije bilo moguće otkazati i za koje nije izvršen povrat sredstava iz drugih izvora, pri čemu korisnici potpore/ugovorene stranke/stručnjaci moraju podnijeti odgovarajuću popratnu dokumentaciju kojom to dokazuju (konkretno, da su tražili povrat sredstava koji je odbijen).

* pod uvjetom da ispunjavaju opće uvjete o prihvatljivim troškovima definirane Ugovorom o dodjeli bespovratnih sredstava

2) U slučaju da COVID-19 sprječava provedbu projekata ili ugovora

Ako je zbog koronavirusa COVID-19 spriječena provedba ugovora (primjerice, zbog nedostupnosti ključnih suradnika/zaposlenika, zbog nemogućnosti rada u području ugroženom virusom ili u bilo kojem drugom slučaju koji se može smatrati višom silom (force majeure)), Izvršna agencija EACEA može prihvatiti zamjenu drugim aktivnostima ili odgodu izvedbe. Da bi to bilo moguće provesti, korisnici potpore/ugovorene stranke/stručnjaci moraju uputiti opravdani zahtjev za izmjenom ugovora uključujući produžetak razdoblja njegove provedbe/izvedbe.

Dokumentacija

Korisnici potpore/ugovorene stranke/stručnjaci moraju prikupljati i čuvati svu odgovarajuću dokumentaciju koji bi mogla biti potrebna naknadno u svrhu dokazivanja/pravdanja bilo koje poduzete odluke s učinkom na provedbu projekta (pogotovo iz financijske perspektive).

S razvojem situacije moguće su dopune ovih uputa.

13. ožujka 2020. godine, Izvorna obavijest Europske komisije

Europska komisija u potpunosti poštuje sve mjere ograničavanja širenja zaraze koje se trenutačno provode na nacionalnim razinama. Komisija razumije da poduzete mjere mogu imati posljedice na provedbu projekata i drugih inicijativa.

Kao odgovor na postojeće nesigurnosti, Europska komisija i Izvršna agencija EACEA primjenjuju maksimalnu moguću fleksibilnost u provedbi programa.

Europska komisija i Izvršna agencija (EACEA) u redovitom su kontaktu s Deskovima Kreativne Europe i prate razvoj situacije kako bi se po potrebi donijele dodatne potrebne mjere.

06. ožujka 2020. godine, Izvorna obavijest Izvršne agencije EACEA

U kontekstu mjera koje su nadležna nacionalna tijela poduzela kako bi se zaustavilo daljnje širenje koronavirusa (COVID-19), Izvršna agencija za obrazovanje, audiovizualnu djelatnost i kulturu (EACEA) prima upite korisnika o mogućem učinku poduzetih mjera na projekte sufinancirane sredstvima Europske unije, a čija bi provedba mogla biti ometana ili na drugi način pogođena definiranim mjerama ograničavanja mobilnosti.

U tome smislu, Izvršna agencija EACEA upućuje organizacije koje sudjeluju u programu Kreativna Europa da kontaktiraju pojedinačne sudionike svojih programa/projekata/aktivnosti koji trenutačno borave u zahvaćenim područjima, ili planiraju putovati u ili iz pogođenih područja narednih tjedana, te da ih upute da se pridržavaju službenih preporuka izdanih od strane lokalno nadležnih tijela.

Uobičajena provedba planiranih aktivnosti provodit će se normalnim tijekom koliko god je to moguće, a na svakoj je organizaciji i pojedincu koji u istima sudjeluju da odluče o prikladnom postupanju s obzirom na službene mjere koje su definirala nadležna tijela. Sudionike u inozemnim programima podsjećamo da se u slučaju potrebe za pomoć mogu obratiti i ambasadama, konzulatima te počasnim konzulatima u državama trenutačnog boravka.

Izvršna agencija EACEA nadalje podsjeća da je Ugovorima o dodjeli bespovratnih sredstava, sklopljenim sa sudionicima u programu, predviđena primjena članaka o višoj sili ("force majeure"), koji se mogu primijeniti na mjere ograničavanja mobilnosti kao direktnu posljedicu mjera koje su donijela nadležna tijela. Napominje se i da će se postojanje više sile kao razloga za odgodu ili ometanje redovite provedbe planiranih aktivnosti analizirati za svaki pojedinačni slučaj u trenutku procjene prihvatljivih troškova (prilikom podnošenja završnih izvještaja).

Op. a. Navedenim člancima Ugovora definirano je da se za stranku kojoj viša sila ("force majeure") priječi rad ne može smatrati da krši ugovorene obaveze ako su poštovani svi uvjeti definirani Ugovorom. Konkretno, korisnici potpore kod kojih dolazi do otkazivanja aktivnosti dužni su preko vodećeg partnera na projektu isto prijaviti Izvršnoj agenciji EACEA.

--------

Prenesene obavijesti odnose se na pitanja oko sufinanciranja projektnih aktivnosti. Informacije o koronavirusu te prikladnim mjerama i preporukama potražite na sljedećim poveznicama: